Bedrijven
Binnenkort met uw bedrijf verhuizen? Op Maat Verhuizingen is de perfecte partner om uw bedrijfsverhuizing zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Aan de hand van het vrijblijvende taxatiebezoek wordt een offerte op maat uitgebracht, waarna in een nauwgezette voorbereiding tussen uw organisatie en Op Maat Verhuizingen uw eisen en wensen in plan van aanpak vertaald worden om zo te zorgen voor een soepel verlopende bedrijfsverhuizing.
Op Maat Verhuizingen zal uw bedrijfsverhuizing uitvoeren volgens een vooraf opgestelde planning. De persoonlijke wensen van de individuele belanghebbenden van uw organisatie worden daarbij zoveel mogelijk in de uitvoering verwerkt.
Wilt u méér weten over een kantoorverhuizing, interne verhuizing, archief verhuizing of over onze andere diensten van Op Maat Verhuizingen, bel dan 0183 - 56 50 95 of 06 - 24 66 01 81 voor extra informatie of een vrijblijvende taxatie afspraak. U kunt ook een offerte aanvragen via het aanvraagformulier op onze website waarna wij telefonisch contact met u opnemen.
Bedrijfsverhuizing
Kantoorverhuizing
Een bedrijf kan niet zomaar even haar deuren sluiten om te gaan verhuizen. Een gedegen verhuisplan opgesteld in samenwerking met Op Maat Verhuizingen is van essentieel belang om zowel de verhuizing goed te laten verlopen alsmede uw klanten optimaal van dienst te kunnen blijven.
Checklist bedrijfsverhuizing door Op Maat Verhuizingen
Interne verhuizing
Reorganisaties en herstructureringen van bepaalde bedrijfsprocessen gaan vaak gepaard met interne verschuivingen en verplaatsingen van diverse divisies of afdelingen binnen uw bedrijf. Op Maat Verhuizingen beschikt over de benodigde verhuismiddelen om uw interne verhuizing vlot te laten verlopen.
Archief verhuizing
Archief verhuizen is precisiewerk. Archiefstellingen moeten worden gedemonteerd en weer gemonteerd. Naast het overbrengen naar een nieuwe locatie moet er worden ingepakt, gecodeerd en uitgepakt. Op Maat Verhuizingen beschikt over de juiste materialen voor het vakkundig verpakken en verhuizen van uw archief. Het eventueel te veel aan archief kan of moet mogelijk wegens ruimte besparing elders worden opgeslagen. Oud archief welke achterhaald is en niet meer voor de belastingdienst bewaard hoeft te worden dient professioneel vernietigd te worden.
Checklist archiefverhuizing door Op Maat Verhuizingen
Industrie
Of aan uw verhuizing nu kranen, speciaal transport, machinetransporteurs of verhuisspecialisten te pas moeten komen, Op Maat Verhuizingen kan u alle gewenste specialisten binnen één geïntegreerde oplossing aanbieden.
Dit geldt ook voor montage en demontage!
Offerte aanvraag bedrijfsverhuizing
Naar boven ↑ICT Verhuizing
De ICT-apparatuur (pc's, servers, telefoons etcetera) maakt tegenwoordig een zeer belangrijk onderdeel uit van een verhuizing. Vaak wordt de gehele verhuisplanning afgestemd op de verhuizing van de ICT. Vaak komt het voor dat er intern niet genoeg eigen personeel aanwezig is om vakkundig de pc's en servers af te koppelen, te verpakken en op de nieuwe locatie weer correct aan te sluiten. De systeembeheer heeft namelijk tijdens de verhuizing ook genoeg andere zaken aan zijn hoofd.
Het is goed om te weten dat Op Maat Verhuizingen gespecialiseerd is in bedrijfs- en projectverhuizingen en zo ook een eigen ICT-dienst in huis hebben.
Zij zorgen voor een veilige computerverhuizing van A tot Z.
Niet ieder projectverhuisbedrijf gaat hierin even ver, maar naar de volgende services kunt u bij Op Maat Verhuizingen zeker informeren:
Af- en aankoppelen van de ICT
Het verhuisbedrijf zorgt voor het deskundig verwijderen van alle bekabeling van de PC-kasten, monitoren, keyboards, muizen en overige randapparatuur. Hetzelfde geldt voor het afkoppelen van faxapparaten en telefoontoestellen. Nadat de kabels zijn afgekoppeld worden zij vakkundig opgebost. Onder opbossen wordt verstaan: het bundelen van de kabels op een zodanige wijze dat ze niet kunnen worden beschadigd en op een eenvoudige wijze zijn te ontwarren. Vervolgens maken zij de items transport gereed. Na de fysieke verhuizing zorgen de ICT-medewerkers voor een efficiënte aansluiting.
Testen netwerk(verbinding)
Het testen op een correct werkende netwerkverbinding behoort tot de mogelijkheden. Desgewenst volgt er een rapportage aan de hand van uw werklijsten.
Bekabeling wegwerken
U heeft ze vast wel eens gezien, die losse en struikelgevaarlijke bossen met data- en systeembekabeling. Deze uitdijende bossen kabels zijn zowel uit hygiënisch als uit arbotechnisch oogpunt onwenselijk. Bovendien ergert iedereen zich aan deze niet representatieve uitstraling. Laat daarom uw bekabeling wegwerken in aanwezige voorzieningen zoals uitsparingen in bureaus, wandcontactdozen, walloutlets en/of vloerpotten.
Patchen
Onder patchen wordt verstaan het verbinden met behulp van een patchkabel van wall-outlets naar een voorbestemde functie in een patchkast. Afhankelijk van de infrastructuur en de wensen wordt er gepached naar data of telefonie componenten. Desgewenst ontvangt u na het patchen een lijst met walloutletnummers en/of bijzonderheden.
Inventarisatie ICT-apparatuur
Een verhuizing is het moment om eens te kijken wat er nu werkelijk aanwezig is op het gebied van hard- en/of software. Een inventarisatie stelt u in staat om exacte kennis van uw hardware en software te verkrijgen. Een eventuele rapportage kan zowel schriftelijk als digitaal worden vastgelegd.
Inventarisatie ICT-apparatuur
Binnenkomende lijnen voor Telefonie en Internet, die zich bij elke onderneming bevindingen verstaan we de volgende type lijnen; ISDN, analoog, ADSL, SDSL, Glasvezel. Deze lijnen worden altijd geleverd door service providers. Bij een verhuizing van een onderneming is het belangrijk deze diensten niet te vergeten. Deze lijnen spelen een belangrijke rol voor de verhuizing, omdat deze gekoppeld zijn aan vast gelegen datums. Vaak wordt dan ook een goed geplande verhuizing gekoppeld aan deze datums. Onze mensen zorgen voor de juiste begeleiding van deze diensten en planning hiervoor.
Offerte aanvraag bedrijfsverhuizing
Naar boven ↑Checklist Bedrijfsverhuizing door Op Maat Verhuizing
Bel Op Maat Verhuizingen op 0183-565095 voor het maken van een vrijblijvende taxatie afspraak.
De voorbereiding
Algemeen
- Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode "het aanspreekpunt".
- Richt (eventueel) een projectgroep "verhuizing" op.
- Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze projectgroep op.
- Inventariseer de behoefte van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel.
- Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat u tijdelijk op twee locaties gaat produceren. Maak een nieuwe productieplanning.
- Bepaal het verhuisbudget.
- Maak in overleg met alle betrokkenen een strak tijdsplan.
- Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen.
- Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren.
- Regel de verzekering en de bankzaken.
Huisvesting
- Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt.
- Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand (nog) moeten worden aangebracht.
- Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd.
- Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten.
- Neem contact op met de gemeente en vraag of uw verbouwingsplannen op deze manier doorgang kunnen vinden.
- Neem een aannemer in de arm voor de verbouwing.
- Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken.
- Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig hebt en laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs.
- Regel eventueel een zogeheten Hinderwet aanvraag.
- Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing.
- Vraag subsidies aan. De Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een overzichtelijke gids staan.
Inrichting
- Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw.
- Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten.
- Zet de nieuwe plattegronden op tekening.
- Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting.
- Bestel tijdig nieuw projecttapijt.
- Schaf op tijd nieuw meubilair aan.
- Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft.
- Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving?
- Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken.
- Met de ICT afdeling van Op Maat Verhuizingen tijdig afspraken maken over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Eventueel nieuwe centrale, fax en telexapparatuur aanschaffen.
Personeel
- U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen, inventariseer daarom wie wel en wie niet mee gaat.
- Voer met iedereen reorganisatiegesprekken.
- Maak regelingen voor personeelsleden die niet met het bedrijf mee gaan.
- Denk daarbij aan collectief ontslag aanvragen, eventueel vervroegde VUT-regeling toepassen of "outplacement".
- Maak een wervingsplan voor nieuwe personeel.
- Zorg dat nieuw personeel voldoende mogelijkheid krijgt zich in te werken.
- Toets de carrièreplanning aan de nieuwe situatie.
- Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoeding.
- Breng de nieuwe personeelskosten in kaart.
- Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan.
- Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR.
- Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvestingsmogelijkheden voor uw medewerkers.
- Organiseer excursies voor uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging.
- Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens die excursies informatie verstrekken.
- Houdt uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken. Stel daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in of geef regelmatig een apart bulletin uit.
De verhuizing
- Bepaal de feitelijke verhuisdatum.
- Neem tijdig contact op met een verhuizer.
- Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers, door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden.
- Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
- Maak samen met uw verhuizer een draaiboek.
- Bepaal wie alles in- en uitpakt.
- Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt. Uw eigen technische dienst of de verhuizer.
- Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel vernietigen.
- Maak een sluitende verhuiskostenvergoeding voor het personeel.
- Hou deze kosten in de hand door afspraken te maken dat één verhuisbedrijf al het personeel verhuist.
- Laat de rekeningen daarvoor naar de "zaak" sturen. De BTW kunt u verrekenen.
Kort vooraf
Gebouw / Inrichting
- Zorg dat het nieuwe gebouw gebruiksklaar is als er verhuisd gaat worden.
- Zorg dat alle aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten. kopieerapparaten, etc.).
- Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem.
- Nieuw bord (eventueel verlicht) met naam en logo bestellen.
- Kunnen leveranciers en klanten het nieuwe gebouw makkelijk bereiken?
- Plaats eventueel richtingsborden in de omgeving.
- Laat het gebouw (in ieder geval na verbouw of nieuwbouw) schoonmaken.
- Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rond het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden.
Drukwerk
- Zorg voor nieuw briefpapier etc. (of in ieder geval stickers met het nieuwe adres op het oude briefpapier.
- Laat nieuwe reclamefolders en brochures drukken.
- Pas advertenties aan.
- Zorg dat het nieuwe adres ook op alle verpakkingen komt te staan.
Overige
- Instrueer medewerkers in speciale bijeenkomsten over bijvoorbeeld de wijze van inpakken, bureaus en kasten leegmaken, privé-spulletjes verhuizen.
- Meld leveranciers en afnemers de verhuisdatum, de nieuwe telefoon-, fax- en telexnummers en het juiste post- en bezoekadres.
- Geef de nieuwe adresgegevens ook door aan de Kamer van Koophandel.
- Adres- en handboeken waarin uw bedrijf vermeld staat het nieuwe adres geven.
- Zorg bij uw oude vestiging voor een goede en duidelijk afgezette laad- en parkeerplaats voor verhuiswagens.
- Doe ditzelfde bij uw nieuwe vestiging.
- Licht uw oude buren in i.v.m. mogelijke overlast.
Tijdens de verhuizing
- Zorg dat "sleutelposities" zoals de bewaking, de portiersloge en de telefooncentrales bemand zijn.
- Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers van de oude en de nieuwe vestiging. De leider van de hele operatie kan nooit op twee plaatsen tegelijk zijn.
- Zorg voor duidelijke codering van alle ruimten.
- Zorg dat deze codering ook op alle te verhuizen materialen zijn aangebracht. De verhuizer weet dan direct waar alles moet staan.
- Zorg voor voldoende "eigen" bemanning (bijv. Technische Dienst, bewaking, liftmonteurs etc.) voor hand- en spandiensten.
- Geef al uw medewerkers een taak, mensen zonder taak krijgen vrijaf.
- Zorg voor de "inwendige" mens. Meestal worden bedrijfsverhuizingen in het weekend gedaan, hou daar rekening mee. Het is ook voor de verhuizer zaterdag of zondag. Zorg voor voldoende koffie en thee, melk, brood, iets bij de koffie en een warme maaltijd.
Na de verhuizing
- Laat het hele gebouw schoonmaken.
- Nieuwe telefoonlijnen op de kamers.
- Plaats bordjes op de deuren en routingborden in het gebouw.
- Stel de technische dienst verantwoordelijk voor het ophangen van posters, kunst, planten, planborden etc.
- Verbiedt individuele medewerkers zelf aan wanden of plafonds te gaan sleutelen.
- Inventariseer samen met gebruikers de eventueel ontstane schade.
- Zorg dat verhuismateriaal als dozen etc. op een centraal punt wordt ingeleverd.
- Hou de projectgroep nog een drietal weken in bedrijf voor afhandeling van diverse zaken.
- Organiseer een officiële opening.
- Hou een Open Dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en afnemers.
- Vergeet niet de pers op de hoogte te stellen.
- Controleer na de verhuizing (samen met de Op Maat Verhuizer) of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
- Zorg voor een goede schadeafhandeling.
- Zorg dat u weet wat er na de verhuizing nog allemaal moet gebeuren.
- Evalueer de regelingen voor het personeel. Welke moeten aangepast worden en welke kunnen worden afgeschaft.
Checklist Archiefverhuizing door Op Maat Verhuizingen
- Inspecteren van het te verhuizen archief.
- Vaststellen van de verantwoordelijkheden.
- Het vaststellen van een tijdspad (om te voorkomen dat aan de vooravond van de verhuizing toch nog zaken overhaast moeten worden afgerond).
- Opschonen van het archief (op grond van een vastgestelde vernietiging- of selectielijst).
- De behandeling van vertrouwelijke stukken.
- Vernietiging van archief (certificaat als bewijs van vernietiging).
- Kwetsbare objecten of stukken en de speciale verpakking hiervoor.
- Codering van alle stukken.
- Controle bij vertrek van alle bestanden.
- Controle bij aankomst van bestanden.
- Eventueel de archieven digitaal opslaan.
- In- en uitpakken en de eventuele de- en montage.
Offerte
Indien u onderstaand formulier volledig invult komen wij zo spoedig mogelijk met een offerte op maat bij u terug, uiterlijk binnen 2 dagen. Bekijk onze voorwaarden.
Mocht u bij het invullen nog vragen hebben kunt u altijd contact met ons opnemen.